Charte de Confidentialité & de protection des données personnelles

Nous sommes conscients du fait que la fourniture d’informations personnelles vous concernant implique une grande marque de confiance de votre part et dans le respect de ses valeurs d’Engagement, de Respect et de Responsabilité, COVENTYA actualise sa politique de confidentialité par la présente charte.

La présente charte a pour objet de présenter les mesures techniques et organisationnelles appropriées mises en œuvre par COVENTYA  pour garantir la protection des données et répondre aux exigences légales et réglementaires applicables en matière de protection des données personnelles et des droits des personnes auprès desquelles sont collectées lesdites données en particulier, le règlement européen (UE) 2016/679  applicable à compter du 25 mai 2018 (ci-après dénommé RGPD).

Ce nouveau règlement européen s’inscrit dans la continuité de la Loi française « Informatique et Libertés » de 1978 et renforce le contrôle par les citoyens de l’utilisation qui peut être faite des données les concernant. Il harmonise les règles en Europe en offrant un cadre juridique unique.

En entrant en relation avec COVENTYA, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente Charte de Confidentialité & de Protection des données personnelles, ainsi que les pratiques de recueil et de traitement des informations décrites dans ce document.

1. Définition
2. Recueil de vos données personnelles
3. Utilisation de vos données personnelles
4. Tiers avec lesquels nous partageons vos données personnelles
5. Durée de conservation de vos données personnelles
6. Vos droits
7. Protection de vos données personnelles
8. Informations relatives aux mineurs
9. Transferts internationaux
10. Moyens à disposition pour nous contacter
11. Modification et mise à jour

Cette Charte de Confidentialité & de Protection des données personnelles a été mise à jour la dernière fois le 5 juin 2019. Nous pouvons être amenés à modifier cette Charte de confidentialité & de Protection des données personnelles. Veuillez donc la consulter régulièrement afin de rester informés des éventuelles mises à jour.

Article 1. Définitions

Personal Data: Désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Un « traitement de données personnelles » est une opération, ou ensemble d’opérations, portant sur des données personnelles, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement).

Charte : Désigne le présent document sur la Confidentialité & Protection des données personnelles, applicable à toute personne en relation avec COVENTYA.

Vous : toute personne en relation avec COVENTYA, que vous soyez client, salarié, candidat, visiteur, prospect ou fournisseur de service.

COVENTYA ou l’entreprise : signifie COVENTYA Holding et/ou l’ensemble de ses filiales

Article 2. Recueil de vos données personnelles

COVENTYA s’engage à ne collecter que les données nécessaires à la bonne gestion de la Société, Ne sont collectées que les données adéquates, pertinentes et strictement nécessaires à la finalité de chaque traitement et à la performance de nos activités et de nos services.

Au cours de notre relation, nous recueillons et traitons des données personnelles de différentes manières. Nous pouvons recueillir les données personnelles que vous nous fournissez directement, mais nous recueillons aussi des données en enregistrant votre interaction avec nos services, par exemple à l’aide de cookies sur ce site Web.

Les données personnelles que nous recueillons à votre sujet peuvent inclure, sans que cela soit limitatif : votre nom, votre adresse électronique, votre adresse postale, votre numéro de téléphone, vos informations relatives à la facturation, vos réponses à des enquêtes, vos détails de commandes. Et dans le cadre d’embauche votre CV, lettre de motivation, lettre de références, information de rémunération… et d’autres informations que vous pouvez fournir à votre sujet par l’intermédiaire de notre site, ainsi que votre adresse IP et votre navigateur Web.

Vous pouvez choisir de ne pas nous fournir vos données personnelles. Toutefois, vous devez généralement nous fournir certaines informations vous concernant pour pouvoir continuer notre relation et/ ou utiliser les fonctionnalités du Site Web. Par exemple, seuls les membres inscrits peuvent accéder aux espaces « Accès Client FDS » et « Mes factures » ainsi que l’utilisation de la rubrique « Candidature spontanée » de la rubrique RH implique votre accord de transmission d’informations personnelles.

Confidentielles et accessibles uniquement aux personnes autorisées, vos données personnelles seront conservées aussi longtemps que la relation entre COVENTYA et vous est active ou que nécessaire pour respecter les obligations légales, résoudre les litiges et faire respecter nos accords.

Article 3. Utilisation de vos données personnelles

Nous utilisons les données personnelles que nous recueillons à votre sujet uniquement à des fins spécifiques, notamment, sans que cela soit limitatif, pour vous offrir nos services, pour établir une relation contractuelle, pour communiquer avec vous concernant votre compte ou votre utilisation de notre site et de nos services, Nous utilisons vos données personnelles uniquement lorsque nous y sommes autorisés par la loi.

En général, nous utilisons vos données personnelles dans les circonstances suivantes :

• Afin d’exécuter le contrat que nous avons conclu avec vous,
• Pour la réalisation d’opérations de prospection commerciale ou des études destinées à améliorer la connaissance client et les services que le groupe COVENTYA peut proposer à ses clients (consulter notre page information sur les Cookies)
• Afin de faciliter votre relation client avec les différentes entités du groupe COVENTYA,

• Lorsque cela est nécessaire pour la défense de vos intérêts légitimes (ou de ceux d’un tiers) ou ceux du groupe COVENTYA,
• Lorsque nous devons nous conformer à une obligation légale ou réglementaire.

Article 4. Tiers avec lesquels nous partageons vos données personnelles

Pour atteindre les finalités décrites ci-dessus et dans les limites nécessaires à la poursuite de ces finalités, vos données pourront être transmises à tout ou partie des destinataires suivants :

• Personnes habilitées des services concernés au sein des sociétés du Groupe COVENTYA,
• Prestataires et sous-traitants des sociétés du groupe COVENTYA (prestataires intervenant dans les secteurs suivants : marketing, finance, informatique, technique, légal, ressources Humaines, …),
• Les sociétés du groupe COVENTYA, pour les finalités susvisées,
• Les autorités administratives ou judiciaires, le cas échéant.

De plus COVENTYA peut être amené à partager vos informations avec d’autres parties en cas de vente ou cessions tout ou partie de notre activité et si vos données personnelles sont liées à cette partie vendue ou cédée de notre activité, ou si nous opérons une fusion avec une autre entreprise, nous partagerons vos données personnelles avec le nouveau propriétaire de l’activité ou l’autre partie à la fusion.

Les sociétés du Groupe COVENTYA  choisissent des sous-traitants ou des prestataires ou tiers qui présentent des garanties en terme de qualité, de sécurité,  de fiabilité et de ressources pour assurer la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles y compris en matière de sécurité des traitements.

Les Données collectées et traitées par COVENTYA ne sont pas cédées ou louées, à titre gratuit ou onéreux, à des tiers.

Article 5. Durée de conservation de vos données personnelles

Conformément à la loi Informatique et Liberté et à la loi GDPR, COVENTYA limite la conservation de vos données personnelles à la période nécessaire aux fins desquelles nous les avons recueillies, notamment la satisfaction de toute exigence légale ou comptable et de toute obligation légale de reddition des comptes.

Afin de déterminer la période de conservation appropriée pour les données personnelles, nous tenons compte de la quantité, de la nature et de la sensibilité des données personnelles, du risque potentiel de préjudice en cas d’utilisation ou de divulgation non autorisée de vos données personnelles, des fins auxquelles nous traitons vos données personnelles et de la possibilité de réaliser ces fins par d’autres moyens, ainsi que des exigences légales applicables.

A titre d’exemple, les données peuvent être conservées pendant :

• 2 ans pour les candidatures,
• 5 ans après le terme du contrat de travail pour les données du personnel,
• 6 ans pour les documents fiscaux,
• 10 ans pour les pièces comptables.

Article 6. Vos droits

Le GDPR réaffirme les droits des individus de contrôler leurs données en leur donnant des droits : droit d’accès, droit de modifier des données incorrectes ou incomplètes, droit d’effacer des données qui ne doivent plus être conservées, droit à un traitement limité, droit d’être informé lorsque vos données sont mises à jour, droit à la portabilité de vos données par traitement automatique et droit pour raisons légitimes de vous opposer au traitement de vos données et à la prospection commerciale.

 

A tout moment, vous pouvez envoyer une demande à COVENTYA afin d’obtenir les informations vous concernant qui sont détenues par COVENTYA. Pour exercer ce droit, vous devez justifier de votre identité et en faire la demande par courrier électronique au délégué à la protection des données (Data Protection Officer) de COVENTYA. De même, pour toute information, ou demande d’opposition pour des raisons légitimes ou de portabilité des données lorsque cela est techniquement possible, veuillez contacter le Data Protection Officer de COVENTYA à l’adresse électronique suivante : DPO@COVENTYA.com.

Une procédure de notification a été mise en place pour traiter les demandes de données personnelles. Nous vous répondrons dans les plus brefs délais.

Les candidats ont le droit de s’opposer à la collecte de leurs données personnelles. Ils ont également le droit de rectifier leurs données. L’opposition au traitement des données au cours d’un processus de recrutement entraînera son arrêt.

Nous accéderons à votre demande dans la mesure du possible, à moins que le traitement ne soit motivé par un intérêt légitime sérieux et impérieux ou que nous devions continuer à traiter vos données personnelles afin d’engager, exercer ou défendre une action en justice.

Article 7. Protection de vos données personnelles

La sécurité de vos informations personnelles est importante pour COVENTYA.

COVENTYA met en œuvre les moyens de sécurité et applique des mesures physiques administratives, techniques et organisationnelles afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque et prévenir notamment la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée ou l’accès non autorisé à vos données.

Par exemple, seuls les employés autorisés sont en mesure d’accéder aux données personnelles, et ils ne peuvent le faire qu’à des fins professionnelles légitimes. Nous utilisons également des pare-feu et des systèmes de détection d’intrusion afin d’empêcher des personnes non autorisées d’accéder à vos données personnelles.

COVENTYA suit les normes généralement acceptées pour protéger les informations personnelles à la fois pendant la transmission, le stockage et le traitement de celles-ci. Néanmoins, COVENTYA ne peut garantir la sécurité absolue et assumer la responsabilité de vos systèmes, de l’Internet lui-même ou des réseaux ou services tiers utilisés pour transmettre des données.

Article 8. Informations relatives aux mineurs

Hormis les données relatives aux enfants du personnel collectées auprès de leurs parents dans le but de rendre ces enfants bénéficiaires des offertes aux salariés et leurs familles prestations (mutuelles, prévoyance, …) ou les stages de découverte de l’entreprise et les contrats d’apprentissage pour lesquels des informations sont collectées auprès des parents ou des écoles/universités, COVENTYA ne propose pas de services destinés aux enfants.

À notre connaissance, nous ne recueillons pas de données relatives aux mineurs par le site web. Si nous savons qu’une personne est âgée de moins de 18 ans et que celle-ci nous envoie des données personnelles, nous supprimons ou détruisons ces informations dès que cela est raisonnablement possible.

Article 9. Transferts internationaux

Les données transmises aux différentes entités du groupe COVENTYA seront traitées par ces dernières suivant des finalités et des modalités similaires à celles définies par le présent article et conformément aux dispositions du RGPD, et notamment de son chapitre V.

Vos données personnelles peuvent être transférées vers des pays du groupe COVENTYA ou à un tiers en cas de cession de notre activité, situés hors de l’Espace économique européen et stockées dans ces pays aux fins indiquées dans cette Politique de confidentialité. Ceux-ci sont tenus de respecter la présente Charte de Confidentialité & de protection des Données personnelles.

Article 10. Moyens à disposition pour nous contacter

Pour toute question ou plainte concernant la façon dont nous traitons vos données personnelles, veuillez nous contacter en envoyant un e-mail à le Data Protection Officer de COVENTYA à l’adresse mail suivante : DPO@COVENTYA.com  ou nous écrire COVENTYA Holding, 7 rue du Commandant d’Estienne d’Orves – 92390 Villeneuve-La-Garenne, France.

Nous vous rappelons que vous pouvez également contacter la CNIL : Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07, France. Tél : +33 (0) 1 53 73 22 22 ou directement sur le site web de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/agir.

Article 11. Modification et mise à jour

COVENTYA peut modifier, mettre à jour et/ou remplacer cette Charte de Confidentialité & de Protection des données personnelles de temps à autre. Nous indiquons la date à laquelle nous avons apporté des modifications à la présente Charte de Confidentialité & de Protection des données personnelles pour la dernière fois à la première page de cette Charte, toute modification prend effet au moment de sa publication.

Nous informons nos utilisateurs des changements importants apportés à la présente Politique de confidentialité en leur envoyant une notification à l’adresse e-mail qu’ils nous ont fournie ou en publiant un avis sur notre Site Web.

Nous vous recommandons de consulter régulièrement la présente Charte de Confidentialité & de Protection des données personnelles afin d’examiner la version la plus récente.